Stop met het jaarlijkse 'moetje': van functioneringsgesprek naar groei op het werk

Waarom één jaarlijks gesprek niet werkt

Veel leidinggevenden en organisaties zien het functioneringsgesprek als een verplicht nummer. Een vinkje dat gezet moet worden. Maar laten we eerlijk zijn: als je slechts iedere twaalf maanden hoort hoe je functioneert, ben je eigenlijk te laat.

Feedback die mosterd na de maaltijd is, heeft geen impact meer. Een compliment over een succesvol project van tien maanden geleden voelt niet meer authentiek. En kritiek op een fout uit het voorjaar? Dat voelt als een afrekening, niet als een leermoment. Het is zeker niet motiverend.

Een praktijkvoorbeeld:

Een teamleider in een logistiek bedrijf vertelde dat hij elk jaar rond de beoordelingsgesprekken te maken kreeg met ontevreden medewerkers. Niet omdat ze slecht presteerden, maar omdat ze zich niet gezien of gewaardeerd voelden. Toen hij overstapte op korte driewekelijkse gesprekken, merkte hij dat de sfeer compleet veranderde. “Mijn mensen zijn relaxter, opener en veel gemotiveerder. Ze weten dat er regelmatig een moment komt om successen te delen, en ik hoef niet meer alles tot één gesprek bij te houden en op te sparen.”

Voer de frequentie op: ga voor een driewekelijkse 1-op-1

Wil je medewerkers die eigenaarschap tonen en proactief zijn? Geef ze dan regelmatig een podium. Vervang het stroeve jaarlijkse gesprek door een prettig ritme van bijvoorbeeld elke drie weken.

Waarom elke 3 weken wél werkt

Door de frequentie te verhogen, verlaag je de drempel. Het gesprek wordt normaal en op een gegeven moment zelfs een gewoonte. Het is geen officieel tribunaal meer, maar een moment van verbinding. Medewerkers weten dat hun inzet gezien wordt. En als er iets speelt, kun je direct bijsturen. Dat voorkomt dat kleine irritaties uitgroeien tot grote problemen.

Zo voer je een goed gesprek (in 30 minuten)

Ik hoor jou als leidinggevende bijna denken: "Ik heb helemaal geen tijd om elke drie weken met iedereen te zitten!" Maar vergis je niet. Een goed gesprek hoeft geen uren te duren. Een half uur – of zelfs een kwartier – met oprechte aandacht is goud waard.

Concrete tips voor een prettig 1-op-1 gesprek

• Bereid ieder gesprek voor. Pak de notities van het vorige gesprek erbij en kijk waar er verbeterd is. Of waar er kansen zijn blijven liggen.
• Stel geen oppervlakkige vragen zoals "Alles goed?", want dan sta je zo weer buiten zonder echte inhoud.
• Gebruik een simpele, effectieve agenda met de volgende vragen:

1. Wat gaat er allemaal goed? Dit geef medewerkers erkenning van hun successen. Complimenten werken als brandstof, de energie neemt toe. Mensen willen gezien worden in wat ze goed doen. Jij als leidinggevende stimuleert hen hierdoor nog meer te doen van wat goed gaat.
2. Wat heb je de afgelopen tijd geleerd? Focus op groei. Dit prikkelt de nieuwsgierigheid en het eigenaarschap van je medewerker.
3. Wat is op dit moment het meest uitdagend? Hierdoor komen knelpunten direct op tafel. Je voorkomt dat iemand maandenlang worstelt in stilte.
4. Waar kan ik je helpen? Jouw rol als leidinggevende wordt zichtbaar: je staat naast de medewerker en niet erboven.
5. Waar zie jij kansen? Hiermee open je de blik naar de toekomst. Je zult versteld staan van wat voor goede ideeën medewerkers hebben!

 

Dat jaarlijkse functioneringsgesprek waar niemand energie van krijgt? Dat word vanaf nu een eitje!

 

De nieuwe rol van het jaarlijkse beoordelingsgesprek

Naast deze korte check-ins is het goed om eens per kwartaal iets verder uit te zoomen. Vraag naar energiegevers en energievreters. Bespreek ambities en de toekomst. Bij Per4mance noemen wij deze gesprekken ook wel 'energiegesprekken'. Geef het vooral een naam waar je een fijn gevoel bij hebt en waar je energie van krijgt als je het gesprek tegenkomt in je agenda.

En het jaarlijkse gesprek waar je voorheen totaal geen energie uit haalde en dus geen resultaat van zag? Dat wordt vanaf nu een eitje!

Het is vanaf nu geen spannend oordeel meer, maar slechts een logische samenvatting van alle gesprekken die jullie al hebben gevoerd. Geen verrassingen, geen spanning, gewoon een prettige afsluiting.

Van gedoe naar groei: de kracht van regelmatige waardering

Waardering geven is geen ‘extraatje’, het is de basis voor motivatie. Onderzoek laat keer op keer zien dat erkenning en complimenten vaak belangrijker zijn dan salaris als het gaat om werkplezier.

Een voorbeeld uit de praktijk:

In een IT-team werd een medewerker jarenlang gezien als “degene die alles fixt”. Iedereen rekende op hem, maar niemand sprak het uit. Tijdens een van de nieuwe gesprekken besloot de leidinggevende dit expliciet te benoemen: “Jij bent degene die rust brengt in het team. Als er chaos is, weten we allemaal dat jij het oplost. Dat is een kwaliteit waar we op bouwen.” De medewerker straalde, en gaf later aan dat dát moment meer voor hem betekende dan welke bonus ook!

Wat levert deze aanpak op?

Door structureel aandacht te geven ontstaat er:

• Meer verbinding tussen de leidinggevende en het teamlid.
• Geen verrassingen of ongemakkelijke beoordelingen aan het einde of begin van het jaar
• Continue leren en ontwikkelen in plaats van achteraf corrigeren.
• Meer energie en plezier in het werk.
• Een cultuur waarin mensen elkaar helpen en samen resultaten boeken.

Conclusie: leiderschap is zíen, niet controleren

Stop met het ophangen van motivatie aan één beoordelingsmoment per jaar. Start met het creëren van een ritme van échte aandacht. Het kost je als leidinggevende geen zeeën van tijd, een kwartiertje tot half uur per drie weken is vaak al genoeg. Maar dit geeft wel een enorme boost in vertrouwen, motivatie en prestaties.

Want uiteindelijk is leiderschap geen kwestie van controleren, maar van zien, waarderen en ontwikkelen.

---

Vind je dit interessant?

In onze trainingen en trajecten helpen wij je graag met nóg meer krachtige tools en slimme tips om van jouw team een dreamteam te maken. Met eigenaarschap én betere samenwerking.

Meer weten? Bekijk eens onze leiderschapstrainingen of neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.