Blog

Een projectsponsor betaalt toch alleen de factuur van het diner?

Frits Galle

Er is altijd iemand aansprakelijk voor de resultaten van een project en niet altijd is diezelfde persoon ook verantwoordelijk voor de uitvoering. Deze zin heb je waarschijnlijk 2 maal gelezen, toch….? Is ook logisch want vaak is het in projecten ook niet duidelijk wie waar verantwoordelijk en wie waar aansprakelijk voor is. Dus gaan we elkaar aan zitten kijken wanneer het project niet volgens plan gaat. En voeren we ongemakkelijke discussies over wie er bij succes op het podium mag komen om de complimenten in ontvangst te nemen.

Dit kun je voorkomen door vanuit het management te bepalen wie tot executive sponsor van een bepaald project benoemd wordt. De meeste zullen zeggen dat deze executive sponsor dan aansprakelijk is voor:

Het behalen van de project doelstellingen
Het binnen de tijd en budget afronden van het project
Het realiseren van de Return of Investment op het project

Maar we missen iets belangrijks in dit rijtje. Met het aanvaarden van haar/zijn benoeming moet de sponsor zich realiseren dat er ook aansprakelijkheid wordt gevraagd voor het leiderschap bij de uitvoering van het project- en verandermanagement. Nu wordt het wat lastiger, want nu ben je niet alleen aansprakelijk voor de technische activiteiten, maar moet je ook kijken naar hoe de resultaten doorgevoerd gaan worden in de organisatie. Meer gefocust dus op de menskant van het project.

De actieve rol van een projectsponsor

Het mag duidelijk zijn dat de executive sponsor lid is van het managementteam en dat daarmee leidinggevende capaciteiten aanwezig zijn. Toch vraagt de rol van sponsor om specifieke kwaliteiten, zeker wanneer er aanzienlijke impact wordt verwacht op de medewerkers. Vertrouwen is cruciaal vanaf het moment dat het project door de sponsor wordt aangekondigd. Een goed trackrecord binnen de organisatie geeft al een voorsprong. Daarnaast dient de sponsor een actieve rol te hebben wanneer het gaat om communicatie, aansturen van de projectorganisatie en zichtbaar zijn voor de mensen.

Dit hoeft hij niet alleen te doen. Door zo snel mogelijk zijn leiderschapsaansprakelijkheid te delen met leidinggevenden van betrokken afdelingen kan hij een leiderschapscoalitie ontwikkelen. Hierdoor komt informatie snel bottom-up en kunnen gezamenlijk onderbouwde besluiten worden genomen. “leading change” gaat dus over het bouwen van deze coalitie.

Een dynamische en gebalanceerde samenwerking

Afhankelijk van de omvang kan de projectorganisatie klein worden gehouden en neemt de projectleider verantwoordelijkheid voor zowel de technische als de menselijk impact van het project. Bij grotere en meer complexe projecten zal de organisatiestructuur relatief ook groter zijn, waarbij het dan goed is om iemand aan te stellen voor projectmanagement en iemand anders voor veranderactiviteiten.

Beide rapporteren dan vervolgens aan de executive sponsor. De verandermanager kan de leiderschapscoalitie ondersteunen door te zorgen voor een solide plan wat continu wordt afgestemd met de projectmanager. Er ontstaat zo een dynamische maar gebalanceerde samenwerking.

Dus, wanneer je gevraagd wordt om de rol van executive projectsponsor op je te nemen moet je meer inbrengen dan alleen het goedkeuren van de facturen!

Ontwikkel de aansturing van een projectorganisatie

Het effectief inrichten en leiden van een projectorganisatie komt nadrukkelijk aan bod tijdens het driedaagse training Verandermanagement in de Praktijk. Dus wil jij ook leren hoe je een leiderschapscoalitie en projectteam formeert? Kijk dan snel verder voor een een van onze organisatie ontwikkeling trainingen.