Help, paniek bij de koffiemachine!

Onzekerheid is een omstandigheid waar de meeste mensen zich niet comfortabel bij voelen. We proberen zo veel mogelijk voet op vaste grond te houden en verrassingen te voorkomen. Maar soms heb je het niet zelf in de hand en ben je afhankelijk van anderen. In organisaties worden mensen erg gevoelig wanneer men weet dat er wat gaat veranderen, maar men nog niet kan overzien wat dat voor hen gaat betekenen. Zelfs de kleinste aanpassing op het dagelijkse ritme kan mensen al nerveus maken. Natuurlijk is de ene persoon hier gevoeliger voor dan de andere, maar in het algemeen houden we van onze vaste omgeving, collega’s, activiteiten etc. en vinden we voorspelbaarheid wel erg comfortabel.

Wanneer je weet dat je ritme mogelijk verstoord gaat worden gaan direct alle stress-sensoren op scherp. Dit is in eerste instantie geen psychologische maar juist een biologische reactie. De plotselinge onzekerheid regelt dat we alert op mogelijk gevaar gaan worden. Ons lichaam start een chemisch proces waarbij stoffen worden aangemaakt die onze alertheid sterk verhogen en het vermogen om snel te kunnen reageren stimuleren (aanvallen of vluchten).

Probeer je eens voor te stellen dat je op een avond een boswandeling aan het maken bent. Je bent diep in gedachten en veel verder gelopen dan je gepland had. De zon gaat onder en je loopt onverwacht in het donker. Je telefoon had je bewust niet meegenomen en aan een zaklamp had je ook niet gedacht. Plotseling bekruipt je een gevoel van ongemak en je wordt ineens erg alert op alle geluiden om je heen. De stress-sensoren gaan aan. Er komen beelden op van wat er allemaal mis kan gaan, zoals verdwalen, agressieve honden of iemand die plotseling achter een boom uit springt. Alsof je dit echt gaat overkomen, bedenk je diverse “wat als” scenario’s. Je probeert goed ver vooruit te kijken over het donkere pad en je spitst extra je oren.

Dit gebeurt dus ook in een organisatie waar signalen (soms geruchten) van verandering zijn, maar nog niemand antwoord kan geven op de persoonlijke vragen. De stress-sensoren klikken aan en mensen gaan hun eigen scenario’s maken en bevestiging zoeken bij lotgenoten. Tijdens de koffiepauze gaan deze verhalen als dé waarheid een eigen leven gaan leiden. Medewerkers wapenen zich voor het ergste.

Hoe kun je nu voorkomen dat je medewerkers onnodig in panieksituaties komen en een eigen realiteit gaan creëren? Doe je voorwerk goed, maak een doordacht communicatieplan voor je ook maar iets anders doet. Check je plan bij een vertegenwoordiging van de juiste stakeholdergroep. En blijf in gesprek met mensen. Zet bijvoorbeeld koffiekamer sessies in. Dit neemt niet direct alle onzekerheid weg omdat vaak nog niet alle vragen beantwoord kunnen worden, maar is er wel geregeld dat mensen met hun vragen ergens terecht kunnen zonder dat hun worst-case-scenario’s een eigen leven gaan leiden

Het maken van een goed communicatieplan is één van de praktische onderdelen van het driedaagse programma “Verandermanagement in de Praktijk”. Wil jij ook leren hoe je een onderbouwd verandermanagement plan bouwt van visie naar het behalen van de gestelde doelen? Kijk dan hier verder.